就活で必要な企業とのやり取りメール
就活をしている際、どうしても企業とのやり取りでメールをする必要が出てくる場面があります。
面接日の調整や面接日の変更、選考結果の連絡への返信、面接や内定の辞退、などメールを送る必要がある場面は意外と多いです。
メールの内容は選考には影響がないといわれています。
しかし、メールを送るタイミングやその内容が適切なものではないとマイナスイメージを持たれてしまう原因となります。
自信をもってやり取りができるようにするためにも、メールの基本マナーは身につけておきましょう。
メールのマナーは社会に出てからも役立てることができます。
メールは24時間以内に返信をする
早く返信することは悪い印象を与えることではありません。
いつまでに返信するのがいい、というよりはできるだけ早く返信することが望ましいです。
理想としては見たらすぐ返信するようにしておきましょう。
ただ、中にはすぐに返信することが難しい内容もあります。
予定の調整が必要であったり、他の企業との兼ね合いがあったりするような場合には無理に返信して後から変更してもらうことは失礼です。
そこで、いつまでに予定が確定するかを確認し「〇日までにご返信させていただきます」といった返信をするようにしましょう。
返信をするのは24時間以内といっても夜中に返信するのは少々失礼です。
そこで、応募企業の終業時間内に返信をするようにすると印象が良くなります。
もしも気付いたのが夜中の場合には返信をし忘れることを防ぐためにも予約機能を使って返信をするのも一つの方法です。
メールは簡潔にまとめる
メールを受信して相手が最初に確認するのがタイトルです。
そこでタイトルに簡潔に要件や名前が入っていると相手も内容が理解しやすくなり印象も良くなります。
先方からの連絡に返信をする際、返信マークであるReがつくことが良いのかどうか迷う人も多いです。
これは付けたまま送信することがマナーとされています。
ただ、やり取りが増えてきてReの数が多くなっている場合には2個ほど残して削除しても問題ありません。
メールの基本構成
メールの基本的な構成は決まっています。
それに従って書いていけばきれいな文のメールに仕上げることができますから覚えておきましょう。
まずは宛先です。
会社の正式な名称を書いた後、部署名や担当者名を書くようにします。
もしも部署名や担当者名がわからない場合には「採用ご担当者様」と書けば問題ありません。
メールの書きだしは「お世話になっています」が定番ですが、最初だけは「お世話になります」と書くようにします。
その後から自分の名前を書くようにします。
内容はできるだけわかりやすくなるように、言い回しに気を付けたり開業に気をつけたりするようにしましょう。
最後の締めのところで「お忙しい中お手数おかけしますがよろしくお願い申し上げます」といったことを添えると丁寧です。